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Planificación de la animación turística.


Para que una animación turística tenga éxito no puede ser un evento al azar o improvisado, al contrario, debe estar muy  bien estructurado y coordinado para que fluya de acuerdo a lo previsto sin interrupciones ni situaciones embarazosas, desagradables o decepcionantes para los huéspedes que esperan divertirse o disfrutar del programa. Hay que tener en cuenta que las animaciones consumen recursos monetarios y materiales, y que lo que justifica el gasto, es el hecho de conseguir que los clientes se sientan felices en la instalación y deseen volver a repetir la experiencia en las próximas vacaciones en lugar de probar nuevas variantes con la competencia.

Programa de animación

Durante la preparación de las animaciones se debe contar primero que todo con un Programa de Animación, que es un documento de carácter global que incluye la relación ordenada y balanceada de cada una de las actividades recreativas, deportivas y socio- culturales que se desarrollarán en una instalación durante un período de tiempo más o menos largo dependiendo del éxito que mantengan. Para su elaboración es muy provechoso realizar con anterioridad un trabajo de mesa, de esta forma se tienen conocimientos de las actividades a ejecutar y recursos con que se cuenta para desarrollarlas. Será de obligatoria inclusión en el programa, aquellas fechas festivas de carácter universal teniendo en cuenta la naturaleza de los grupos de clientes. Estas pueden ser el  Día de las Madres, observando el cuidado de planificarse de acuerdo a la población de clientes, ya que este evento no se celebra en la misma fecha en todos los países; Día Internacional de la Mujer ; Día de la Organización Mundial del Turismo; Día de San Valentín; Fiestas Navideñas, etc.

Publicidad del programa

El programa de animación puede (y debe) aparecer expuesto en un tablero o mural en un sitio a la vista de todos los huéspedes, para brindar una información anticipada de las actividades recreativas a realizar ese día; su objetivo es orientar a todos en el hotel (clientes, animadores y demás trabajadores).

En el programa de animación que se muestre se reflejará:

1.- Lugar, día, hora, nombre del evento o actividades, espectáculos, invitados y el nombre de la persona encargada de la conducción de las actividades, con estas correctamente planificadas y coordinadas para las tres secciones del día.

2.- Para que tipo de clientes está indicada cada una de las actividades individuales; debe contemplarse, de ser posible: la edad, sexo, idiosincrasia, gustos o preferencias de las personas a las cuales esta dirigido.

3.- Redactar de forma clara y breve el contenido de las actividades para permitir la participación de todos de forma voluntaria. Note que hay una gran diversidad de costumbres y religiones de forma que algunas fechas que son festivas para ciertos grupos humanos no lo son para otros.

Esperanza de vida del programa


Cada programa global de animación, o alguna de sus actividades, tal como sucede con una obra de teatro, se puede "mantener en escena" por determinado tiempo, lo que podríamos llamar un "ciclo de vida". Este ciclo de vida puede pasar por los períodos siguientes:

1.- Introducción: Es la temporada inicial de presentación de todo programa de recreación elaborado, es difícil saber cuanto durará esta etapa. Es importante tener en cuenta que en este período las personas van llegando y conociendo poco a poco el programa, por lo que desesperarse constituye un error. La promoción en esta etapa es fundamental, sobre todo en aquellos sitios de mayor concentración de personas.

2.- Comienzo: Aquí el programa empieza a tomar fuerza y la taza de participación crece, ya los clientes no se fijarán tanto en la promoción y lo harán en el hecho de que las "virtudes" del programa comenzará a comunicarse de boca en boca. La habilidad del grupo de trabajo en esta parte es saber ofrecer las actividades haciéndolas novedosas y atractivas.

3.- Desarrollo: En esta parte continúan ingresando participantes al programa, pero la escala de crecimiento comienza a disminuir; el grupo de programadores-animadores, debe centrar la atención en hacer del programa un elemento altamente competitivo, es decir, que deben mantener a sus participantes por la calidad, cantidad y atractivo de las actividades.

4.- Cansancio: No hay nuevos participantes, hay una saturación de actividades, personal y servicios, conviene entonces revisar el programa de recreación.

Cuestiones operativas

Hay un cierto número de cuestiones importantes a tener en cuenta cuando se elabora un programa de animación que de no observarse pueden conducir al fracaso. Entre estas están:

1.- Coordinar anticipadamente con las áreas que brindan apoyo en las actividades como: bares, recepción, ama de llaves, etc.

2.- Buscar en cada actividad la diversión no la perfección.

3.- Realizar una correcta selección de las tareas para que el cliente no se sienta aburrido o poco interesado por la acción que realiza o de la que es espectador.

4.- Recordar que las actividades que serán ejecutadas por los animadores sirven para satisfacer el periodo vacacional de los huéspedes, logrando que estos se sientan tan a gusto en el hotel que deseen regresar nuevamente.

5.- Los horarios serán cumplidos puntualmente, sobre todo el de comienzo y final de las actividades.

6.- Cada acción del programa debe haber sido analizada por todo el equipo en el trabajo de mesa, para evitar falta de coordinación o desacuerdos de última hora.

Documentos de apoyo al programa de animación

Para detallar cada una de las actividades previstas en el programa se deben confeccionar ciertos documentos que servirán como guía para llevar a cabo cada actividad. Los documentos indispensables de apoyo deben ser:

Guión

Es el documento que sirve de itinerario a seguir por el animador, este explica como se hace cada cosa de la actividad, el mismo incluye los siguientes pasos en este orden:

1.- Saludos.

2.- Presentación con el nombre promocional, por ejemplo, "Clase de baile".

3.- Breve explicación de su contenido, características y formas de desarrollo, por ejemplo, una explicación de los ritmos y bailes que se ejecutarán.

4.- Invitación a participar o disfrutar, por ejemplo, “ Comenzaremos las lecciones de baile, donde podremos bailar Mambo, Cha, cha, cha, Son, Merengue y la contagiante Salsa...únase a nosotros y viviremos a través de la música una agradable experiencia".

5.- Descripción del desarrollo de la actividad expresando sus acciones fundamentales y sus especificidades, por ejemplo, sin la música enseñar por conteo de 1,2,3 los pasos que deben ser seguidos para aprender el baile, haciendo énfasis en que resulta muy fácil de aprender y ejecutar los pasos básicos.

6.- Final.

7.- Promoción de la próxima actividad.

8.- Agradecimiento y despedida.


Fichas Técnicas

Documentos que se elaboran para cada actividad del programa en orden cronológico y que incluyen los asuntos de carácter técnico que deben preverse o coordinarse. Las fichas técnicas pueden incluir lo siguiente:

1.- Probables lugares de realización de las acciones, por ejemplo: piscina, terraza, playa.

2.- Posibles horarios, por ejemplo: de 9 pm a 10: 45 pm.

3.- Recursos materiales necesarios, utilización de los mismos, por ejemplo: premios, luces, micrófonos etc.

4.- Coordinación con los demás departamentos del hotel.

5.- Formas de promoción que se emplearán.

6.- Recursos humanos necesarios, por ejemplo: operadores de audio, de luces, etc.


Programa Emergente

Es el que se realiza para condiciones de lluvia o cualquier irregularidad que surja en el programa regular.

Detalles promocionales

La publicidad en la animación turística, es el medio por el cual el animador turístico informa, y a la vez motiva a los clientes del establecimiento sobre las propuestas y programas de actividades disponibles. Para que el programa de animación tenga buena participación de los huéspedes y sea por tanto fructífero debe estar precedido de una buena promoción, teniendo en consideración procedimientos que no lleguen a herir la sensibilidad de ningún cliente. Para elaborar el esquema de promoción o divulgación se deben tener en cuenta factores como:

Mensajes de audio:
deben ser breves, atractivos y detallados, pero sin excesos, siendo muy precisos en la información a brindar.

Utilizar el horario internacional: por ejemplo, 17:00 horas.

Nuevas actividades: cuando se agregue una actividad nueva al programa esta deberá estar apoyada por una buena promoción.

Recursos adicionales: se pueden emplear videos, folletos y explicaciones promocionales en la reunión de información o bienvenida a los clientes. También se podrán poner al alcance de todos tarjetas o folletos informativos en las zonas de visita obligada, por ejemplo, la recepción.


Promoción inter-actividades: concluyendo cada actividad deberá realizarse la promoción de la siguiente con el uso del micrófono. Es la publicidad que el animador hace al concluir o iniciar una actividad, no se trata de anunciar todas las actividades solo se hace referencia a una, la mas importante.

Uniforme: todos los animadores deberán poseer una camiseta o uniforme que ayude a diferenciarlos del resto del personal, el mismo será de un color llamativo y además deberán portar una placa de identificaciónn. Ambos elementos pueden servir como medio de promoción.

Utilizar carteles promocionales: los carteles son el medio más directo y efectivo de publicidad, causan un gran impacto:

1.- Se emplean como recordatorio de la actividad.

2.- Se ubican en los lugares de mayor concurrencia de clientes.

3.- Proporcionarán la mayor cantidad de información posible, con una correcta planificación y ubicación del mensaje a transmitir.

El cartel dependerá del establecimiento, la imagen que se pretenda dar, los resultados económicos y los recursos de que se disponga. Si el cartel contiene mucho texto difícilmente resultara atractivo, por lo que debe pensarse bien su contenido. Puede pasar a ser un medio agobiante y distorsionador si se usa en exceso.


No puede faltar:

1.- Nombre de la actividad.

2.- Lugar donde se realizará.
 
3.- Fecha.
 
4.- Horario de inicio

Emplear murales o paneles publicitarios: estos son dispositivos publicitarios (tan simples como una superfice plana colgada en una pared, o tan complejos como paneles electrónicos luminosos programables) que están ubicados fijos dentro de la instalación. Deben ser de forma rectangular, con medidas mínimas tales que permitan poder leer el texto, o ver las imágenes expuestas con facilidad desde cierta distancia. Las dimensiones deben ser unos 90cm de ancho por 60 de largo como mínimo. Siempre se colocarán en un lugar bien visible y de fácil acceso, preferiblemente en los de mayor aglomeración o tránsito de clientes, por ejemplo: la entrada del restaurante, el vestíbulo, la entrada de los ascensores, etc.

Divulgación persona-persona: se hace la publicidad del contenido del programa de animación mediante conversaciones personalizadas con los huéspedes.

Realizar bocetos ("sketches"):  Son pequeñas escenificaciones dramatizadas de algunas escenas o de personajes que van a tener un protagonismo especial, el mejor lugar para su realización es allí donde haya gran cantidad de clientes, los actores pueden ser los propios turistas.


Artículo basado en los apuntes del profesor Pedro Pablo Abreu
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